ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ
Электронный архив документов на Paperless-ngx
Paperless-ngx превращает сканы и поддерживаемые электронные документы в архив с поиском. Сервис распознаёт текст на изображениях и помогает организовать материалы по типам, датам, контрагентам и меткам.
Обсудить задачуСанкт-Петербург · удалённо: Россия, СНГ и другие страны
Стоимость и срок
от 18 000 ₽
2–4 рабочих дня
Согласуемый объём работ
Установка электронного архива, распознавание текста, до пяти типов документов, метки, права и проверка поиска на тестовом наборе до 50 файлов.
Условия расчёта
Массовая оцифровка, ручная разметка архива и интеграции с учётными системами — отдельно.
Ориентир по сроку действует после получения доступов, готовности оборудования и согласования окна работ. Оборудование, аренда, лицензии и платные API оплачиваются отдельно. Итоговая смета фиксируется до начала работ.
Когда это нужно компании
- Для поиска договора или акта приходится перебирать папки и открывать каждый файл.
- Названия сканов ничего не говорят о содержимом.
- Архив распределён по личным папкам, и поиск зависит от конкретного сотрудника.
Как проходит внедрение
- Изучаем примеры документов, качество сканов и текущий порядок хранения.
- Разворачиваем Paperless-ngx и настраиваем согласованный способ загрузки файлов.
- Настраиваем распознавание, типы документов, контрагентов и метки.
- Разделяем права доступа и проверяем поиск на ваших примерах.
- Настраиваем резервные копии архива и обучаем сотрудников проверке результатов.
Что получает бизнес
- Сотрудники могут искать документ по фрагменту текста вместо ручного просмотра всех сканов.
- У архива появляется единая структура и понятные правила доступа.
- Проще подготовить нужные материалы по запросу коллег или клиента.
С чего начать
Для начала нужна небольшая выборка типовых сканов и электронных документов, перечень категорий и пользователей. На ней проверяем качество распознавания и удобство поиска до массовой загрузки.
Передаём согласованные настройки, инструкции и результаты проверок. Перечень работ, сроки и стоимость определяем после изучения задачи.
Как оценить пользу и расходы
Сравниваем время поиска и подготовки документа. Учитываем время проверки распознанных сведений, особенно для некачественных изображений, а также хранение и сопровождение архива.
Частые вопросы
Распознавание всегда читает документ правильно?
Качество зависит от изображения, языка и оформления. Поэтому результат проверяется на вашей выборке; при необходимости корректируем правила и порядок проверки.
Это замена сервису ЭДО?
Здесь решаем задачу хранения и поиска документов. Обмен подписанными документами через оператора ЭДО согласуется отдельно и не включается автоматически в архив.